Wordではがきの宛名印刷をする

　住所録作成は、Excel 2007で作成し、その住所録を元に、はがきの宛名印刷が、Word2007 でできるならば、住所録専用のソフトをわざわざ買う必要はない。
　住所録は、前以てExcel 2007で作っておき、「ドキュメント」フォルダに保存しておく。そのExcel で作った住所録を使って、Word2007で、宛名印刷を行う。

目　次

　　１．はがき宛名印刷を利用する
　　２．住所録のファイルを読込む
　　３．対応する項目を修正する
　　４．印刷しない住所を指定する
　　５．レイアウトを調整する
　　６．宛名面を印刷する
　　７．宛名面を保存する
　　８．保存した宛名面を読み込み
　　９．差し込み印刷文書を保存する

１．はがき宛名印刷を利用する

　作成した住所録にある住所氏名を、はがきの宛名面に印刷するには、ワードの「はがき宛名印刷ウィザート」を利用する。

１．「ワード」を起動したら「差し込み文書」タブをクリックして、「はがき印刷」をクリックする。２．「はがき印刷」画面の「宛名面の作成」ボタンをクリックする。

３．「はがき宛名印刷ウィザード」が開始される。「次へ」をクリックする。

４．はがきの種類を選ぶ画面が表示される。作成したいはがきの種類を選択して、「次へ」をクリックする。	５．宛名を「縦書き」にするか「横書き」にするかを選択して、「次へ」をクリックする。

６．「フォント」欄右の「▼」をクリックして、宛名面の印刷に使うフォント（書体）を選択する。宛先や差出人の住所内の数字を漢数字に変換して印刷する場合は、「宛名住所・・・」と「差出人住所・・・」にチェックを入れる。ただし。宛先の住所内の数字は半角文字で入力されている必要がある。	７．差出人となる自分の氏名や住所を入力する画面が表示される。印刷したい項目をすべて入力して、「次へ」をクリックする。

８．読込む住所録の種類を選ぶ画面が表示される。今回は、「ファイルの種類」欄で「Microsoft Excel」を選択し、「次へ」をクリックする。

９．ウィザードの完了画面が表示されるので、「完了」をクリックする。	10．「テーブルの選択」画面が表示されるが、ここでは関係ないので、そのまま「OK」をクリックする。

11．はがきの宛名面がレイアウトされた文書が作成された。ここでは、差出人の情報が表示されているだけで、宛先の住所氏名はまだ入力されていない。

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２．住所録のファイルを読込む

　ウィザードにより、宛名面のレイアウトが完成した。次に、宛名面に読込む住所録ファイルを指定する。

１．「差し込み文書」タブの「宛先の選択」をクリックして、表示されるメニューから「既存のリストを使用」を選択する。

２．「データファイルの選択」画面が表示される。「エクセル」で作成した住所録ファイルを選択して、「開く」をクリックする。	３．「テーブル選択」画面が表示されるので、「エクセル」で住所録を作成したシート名（通常は「Sheet1$」）を選択して、「OK」をクリックする。

４．住所録ファイルが宛名面に読み込まれる。

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３．対応する項目を修正する

　住所録ファイルが読み込まれたら、すべての項目の配置場所が正しいか、必ず確認する。誤った場所に項目が読み込まれている、または項目自体が読み込まれていない場合は、修正を行う。

3.1 「役職」の項目の配置場所に、「部署」の項目が読み込まれてしまった例

１．修正するには、「アドイン」タブの「データ」をクリックして、「フィルドの一致」を選択する。
２．「フィルドの対応」画面が表示される。左側にある宛名面の項目に対応するように、右側にある住所録ファイルの項目を選択する。「▼」をクリックして、表示されるメニューから選択すればよい。項目自体が読み込まれていない場合は、右側が「（対応なし）」となっているので、項目を選択して対応させる。
３．この場合は、左側の「役職」に対応する右側の「▼」をクリックして、「役職」を選択して、「OK」をクリックする。

3.2 「様などの敬称が表示されている位置に、「役職」の項目が読み込まれてしまうことが良くある例

左側の「敬称」に対して、右側を「対応なし」を選択して、「OK」をクリックする。

3.3 修正を確認するには

修正を確認するには、「アドイン」タブの「レコード」を一度、「次のレコード」に進めて、再度「前のレコード」の戻すと確認ができる。

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４．印刷しない住所を指定する

　住所録のなかに、はがきを送らない宛先がある場合は、以下の手順で印刷対象から外す。空白の宛先も注意をする。

「アドイン」タブの「宛名」をクリックする。「差し込み印刷の宛先」画面が表示されるので、印刷しない宛先の「□」をクリックしてチェックを外し、「OK」をクリックする。

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５．レイアウトを調整する

　それぞれの宛名のレイアウトを確認し、文字がはみ出してるなどの場合は、調整をする。なお、住所録の内容の修正は、「ワード」をいったん終了し、「エクセル」で元の住所録ファイルを開いて行う。宛名面では、修正できない。

5.1 宛名のレイアウトの確認

「アドイン」タブの「次のレコード」（右向き▲）をクリックすると、次の宛名が表示される。前の宛名を表示させる場合は、「前のレコード」（左向き▲）をクリックする。それぞれの宛名のレイアウトを確認する。

5.2 文字サイズの変更

１．次の行に氏名がはみ出してしまった例。このような場合は、役職の文字サイズを小さくすることで、はみ出してしまった氏名を修正する。役職をドラッグ、またはダブルクリックして選択する。役職が青く反転表示されたら、選択状態になってることを示している。

２．「ホーム」タブの「フォントサイズ」欄から、文字のサイズを選択する。文字のサイズを変えた場合は、ほかの宛名の同じ項目も、同様に変更されるので注意のこと。

5.3 項目の位置の変更

１．例えば、「部署」の位置を変更する場合は、「総務部」をドラッグ、またはダブルクリックして選択する。「総務部」が青く反転表示される。
２．「ホーム」タブの「段落」グループにある「文字列を左に揃える、中央揃え、右に揃える」や「インデントをへらす、増やす」、「スペース」キー、「Delete」キーなどを使って、位置を調整する。

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６．宛名面を印刷する

　宛名面を印刷する手順は、通常の印刷とやや異なる。印字がずれることも多いので、最初は一部だけ印刷するとよい。印刷した結果、印字にずれがあった場合は、印刷位置の調整を行う。

6.1 宛名面の印刷

１．「アドイン」タブの「印刷」をクリックし、表示されるメニューから「すべて印刷」を選択する。
２．「プリンタ差し込み」画面が表示される。一部だけ印刷するなら「現在のレコード」を、すべて印刷するならば「すべて」を選択する。「OK」をクリックすると、「印刷」画面が表示される。以降の手順は、通常の印刷と同様です。

6.2 印刷位置の調整

１．「アドイン」タブの「レイオウト」をクリックする。
２．「レイアウト」画面で、「縦位置」欄と「横位置」欄の「▲」または「▼」をクリックして、ずれ具合を画面に再現する。再現できたら「OK」をクリックすれば、印刷位置が調整される。

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７．宛名面を保存する

　宛名面保存手順は、通常の保存とほとんど同じである。ただし、保存後に、宛名面に読み込まれている住所録ファイルの保存場所を変更すると、宛名面を正常に開けなくなる。

「名前を付けて保存」画面で保存場所を選択し、ファイル名を入力して「保存」をクリックする。続いて、「文書を新しいファイル形式で保存しようとしています。・・・・・」という画面が表示される場合は、「OK」をクリックすればよい。これで、宛名面のファイルを保存できる。

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８．保存した宛名面を読み込み

１．保存したファイルをダブルクリックする。
２．「この文書を開くと、SQLコマンドが実行されます。」という画面が表示される。「はい」をクリックする。

３．宛名面が開いた。住所録に加えた修正が、自動で反映されているのが分かる。

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９．差し込み印刷文書を保存する

　７項の宛名面保存手順で保存した場合は、「エクセル」で作った住所録ファイルと連動することができる。しかし、宛名も少ないし、「毎回、はがき印刷ウィザードを使うのは面倒だ！」という方は、次の手順で保存すると、「エクセル」の住所録ファイルと切離れ独立したワード文書として使用することができる。保存した宛名は、編集することもできる。ただし、新規に追加することができない。

１．「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」をクリックして、表示されるメニューから「個々のドキュメントの編集」をクリックする。
２．「新規文書の差し込み」画面が表示されるので、「すべて」を選択して、「OK」をクリックする。