Outlook 2010 に乗り換える - 2

　どんなメールソフトでも、メールアカウントを設定して送受信できるようになったら、自動的にサーバーに残っているメールをすべて受信トレイに読み込みます。
　ここで、使い慣れたフォルダーを再度構築しなければなりません。これが大変なので、電子メールのエキスポートの［Microsoft Exchange］を使ってデータを移行すると、まったく同じ状態になり、使い勝手がよろしいです。
　次に大変なのは、メールデータを移動する「仕訳ルールの作成」です。しかし、各フォルダーを作成していれば、「仕訳ルールの作成」ではなく、Outlook 2010の場合は、「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を使って、「フォルダー」を指定すれば簡単に移動することができます。今まで使っていたフォルダーと同じにしたい、受信データを簡単に移動したい、この２つの理由から、メールのデータの移行は、電子メールのエキスポートの［Microsoft Exchange］を使います。

LiveメールのデータをOutlookに転送する

　Windows LiveメールのメールデータをOutlook 2010に転送する。Outlook 2010は、事前に起動しておく。

図1. Liveメールを起動して、［ファイル］タブの［電子メールのエクスポート］から［電子メールメッセージ］をクリックする(①~③)。

図2. ［プログラム選択］画面で［Microsoft Exchange］をクリックする(④)。［メッセージのエクスポート］画面で［OK］をクリックして(⑤)、［次へ］をクリックする(⑥)。

図3. ［選択されたフォルダー］を選択する(⑦)。移行したいフォルダーを［Ctrl］キーを押しながら複数選択して(⑧)、［OK］をクリックすると、エクスポートが始まり、完了すると［エクスポート完了］画面が表示されるので、［完了］をクリックする(⑨)。

図4. Outlookに同じ名前のフォルダーがあればそこにメールが転送される。同名フォルダーがない場合は新たに作られる(⑩)

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仕訳ルールの作成について

　Liveメールで使っていた各フォルダーに移動できるように「仕訳ルールの作成」を再度、Outlookでも作らなければと思っていたが、「差出人」が確定できるのならば「次の差出人からのメッセージを常に移動する」を使うと簡単に設定ができます。

図5. 受信メールを選択して(①)、［ホーム］タブの［ルール］の「次の差出人からのメッセージを常に移動する」をクリックする(②~④)。［仕訳ルールと通知］画面で［移動先フォルダー（ここでは［Microsofto］）を選択して(⑤)、［OK］をクリックする(⑥)。メールデータは［Microsoft］フォルダーに移動される。

Outlookが開くように標準メールに設定する

　メールソフトを乗り換えても忘れがちなのが、OSが既定で使う標準メール設定です。この設定をOutlookに変更しないと、今までのLiveメールが開きます。標準メールをOutlookに変えましょう。Windows10で説明する。

図6. Windows10の［スタートボタン］をクリックして［設定］をクリックする(①)。［設定］画面で［システム］続いて［既定のアプリ］を選択して(②③)、［Microsoft Outlook］をクリックする(④)。

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アドレス帳を移す

　最後にアドレスなどを登録したアドレス帳の移行だが、エクスポートとインポートで簡単なようだが、ポイントを押さえていないと文字化けしたり、項目が意図道りに移らなかったりする。確実に成功する方法を伝授します。最初に知ってほしいのは、Liveメールのアドレス帳にある項目のうち、Outlookに移せるものは限られていること。姓と名、メールアドレス、会社名、部署名は移るが、住所や電話番号などは移らないこともある。

図7. Liveメールの［アドレス帳］を開く(①)。［ホーム］タブの［エクスポート］から［カンマ区切り(.csv)］をクリックする(②～④)。［Csvのエクスポート］画面で［参照］をクリックする(⑤)。保存先は［デスクトップ］にした(⑥)。［名前を付けて保存］画面で［ファイル名］を入力して［保存］をクリックする (⑦⑧)。

図8. ［確認場所］を確認して［次へ］をクリックする(⑨⑩)。次の画面で、［姓］と［名］にチェックを入れて(⑪)、［名前］はチェックを外して(⑫)、［完了］をクリックする(⑬)。これで、デスクトップに［address.csv］ファイルが出来上がる(⑭)。

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CSVファイルの文字コードを変換する

　エクスポートでCSVファイルを作って、そのままファイルを使うと、文字化けしたり部分的に認識しなかったりすることがあるので、文字コードを「UTF-8」から「ANSI」に変換する。

図9. デスクトップに作った［address.csv］ファイルを右クリックくして(①)、［プログラムから開く］の［メモ帳］をクリックする(②③)。［メモ帳］画面で［ファイル］メニューの［名前を付けて保存］をクリックする(④⑤)。［名前を付けて保存］画面で［保存先］をここではデスクトップにして(⑥)、ファイル名をここでは［address_data.csv］と入力して(⑦)、文字コードを［ANSI］を選択して(⑧)、［保存」をクリックする(⑨)。デスクトップに(⑥)ファイルができる。このファイルをOutlookにインポートする。

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Outlookにインポートする

　［address_data.csv］ファイルをOutlookにインポートして、Liveメールからの移行を完了させる。

図10. Outlookを起動して、［ファイル］タブの［開く］の［インポート］をクリックする(①～③)。[インポート/エクスポートウィザード］画面で［他のプログラムまたはファイルからのインポート］を選択して、［次へ］をクリックする(④⑤)。

図11. ［ファイルのインポート］画面で［テキストファイル（Windows、カンマ区切り）］を選択して(⑥)、［次へ」をクリックする(⑦)。次の画面で［参照］をクリックして、手順9. で作成した［address_data.csv］を選択する(⑧)。［オプション］欄はそのままで(⑨)，［次へ］をクリックする(⑩)。

図12. アドレス帳の取り込み先として［連絡先］を選択して(⑪)、［次へ］をクリックする(⑫)。［"何々"を次のフォルダーにインポートします］にチェックを入れて(⑬)、［完了］をクリックする(⑭)。インポートが始まる。

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予定表のアラームを消す

　Outlookの予定表を使うと、予定時間が過ぎると、アラームを表示してくれるが、何だか動きがハングアップしたように感じる。そこで、表示を出さないように設定する。

図13. Outlookを起動して、［ファイル］タブの［オプション］をクリックする(①②)。[Outlook のオプション］画面で［予定表］を選択して(③)、［予定オプション］欄の［アラームの規定値］のチェックを外して(④)、［OK］をクリックする(⑤)。

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