Outlook を上手に使う

　ここでは、Outlook 2010で話を進めます。エクセルの文書を印刷するときは、必ず印刷プレビューで、各ページの印刷イメージを確認して印刷することです。

名前の一部だけで宛先を入力する

　宛先を入力する際、「宛先」ボタンを使うのをやめて、宛先欄に送信者の名前の一部を入力して呼び出す方がずっと早い。名前と一緒にアドレスも表示されるので、似た名前の人がいてもアドレスで確認できるので安心です。

図1. 宛先欄に「宛先の名前」を入力する(①)。「名前とアドレス」が表示されるので、確認してクリックする(②)。宛先欄に「名前とアドレス」が表示される(③)。

　但し、この方法でアドレス欄に入力するには、条件があります。連絡先の「表示名」の登録内容が「名前（メールアドレス）」の組み合わせになっていることです。
　名前の部分は、全角で入力することです。

図2. 「アドレス帳」を開いて「表示名」の部分が「名前（メールアドレス）」の表記になっているとOKです(①)。なっていない場合は修正をする。「名前の部分」を右クリックして「プロパティ」をクリックする(②③)。

図3. 「連絡先」画面で「氏名」と「メールアドレス」を確認する(④～⑥)。「表示名」をすべて選択して「Delete」キーを押して、続けて「Enter」キーを押す(⑦)。自動的に「表示名」が、「名前（メールアでレス」登録される(⑧)。「保存して閉じる」をクリクする(⑨)。

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同報メールは「グループ名」を作る

　複数の人に同じ内容のメール（同報メール）を送る場合は、前以てグループ名を作っておくと便利です。「宛先欄」に「グループ名」を入力するだけでOKです。
　ここでは、グループ名を「営業2課」で話を進めます。尚、メールアドレスは、架空のアドレスので送信はしないでください。

図4. メイン画面で「連絡先」画面に切り替える（「連絡先」をクリックする(①)。「ホーム」タブの「新しい連絡先グループ」をクリックする(②③)。

図5. 「連絡先グループ」画面で、名前の枠に「営業2課」と入力して(④)、「連絡先グループ」タブの「メンバーの追加」の「Outlookの連絡先から」をクリックする(⑤～⑦)。「メンバーの選択：連絡先」画面で、「メンバー」を選択して「メンバー→」ボタンをクリックする。右側の枠にメンバーが追加される(⑧～⑩)。この操作を繰り返し最後に「OK」をクリックする(⑪)。

図6. 元の画面に戻ったら、メンバーを確認する。間違った場合は、メンバーを選択して(⑫)、「連絡先グループ」タブの「メンバーの削除」をクリックする(⑬⑭)。問題がなければ「保存して閉じる」をクリックする(⑮)。これで、グループ名の登録は完了です。

　宛先枠にグルー名を入力する。

図7. 宛先枠に、グループ名の一部を「営業」と入力すると(①)、「営業2課」が検出されるので、クリックする(②)。宛先枠に「田営業2課」と表示される(③)。これで、宛先は入力されたことになるが、心配の場合は、「田営業2課」をクリックすると、「リストの展開」画面が表示されるので、「OK」をクリックする(④)。メールアドレスが表示される(⑤)。

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デスクトップからメールを作成する

　頻繁にメールを送る相手がいる場合は、相手の宛先を登録したショートカットアイコンをデスクトップに作ると便利です。ダブルクリックするだけで、素早くメール作成画面を開ける。宛先以外に、件名や挨拶文などを一緒に登録することもできる。ここでは、架空のメールアドレス、日経太郎（t-nikkei@pc21.co.jp)で話をすすめます。

●右クリックメニューからショートカットを作る

　　

図8. デスクトップ上で、何もないところで右クリックする(①)。「新規作成」の「ショートカット」をクリックする(②③)。

図9. 「ショートカットの作成」画面で、「項目の場所を入力してください」の枠に「mailto:」を入力して(④)、「次へ」をクリックする(⑤)。「このショートカットの名前を入力してください」の枠に、ここでは「日経太郎」と入力して(⑥)、「完了」をクリックする(⑦)。

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●アイコンに宛先や件名を登録する

図10. デスクトップに「日経太郎」のアイコンが表示されるの、アイコンを右クリックして(①)、「プロパティ」をクリックする(②)。

図11. 「プロパティ」画面で「Webドキュメント」タブをクリックする(③)。「URL:」の枠に「mailto:」の後に、「宛先」を入力する。ここでは、「t-nikkei@pc21.co.jp」を入力した。次に「＆」を入力して、「件名」を入力する。ここでは、「subject=納品書を送ります」を入力した。次に「＆」を入力して、「本文」を入力する。ここでは、「body=お世話になっております」を入力した。 　最後に、URLの枠には「mailto:t-nikkei@pc21.co.jp&subject=納品書をおくります&body=お世話になっております」と入力したことを確認する(④)。次に「アイコン」を変更するために、「アイコンの変更」をクリックする(⑤)。

図12. 「アイコン変更」画面で、好みの「アイコン」をクリックして(⑥)、「OK」をクリックする(⑦)。

図13. 「プロパティ」画面に戻るので「OK」をクリックする(⑧)。デスクトップに、変更した「アイコン」が表示される(⑨)。

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●アイコンをダブルクリックする

図14. 図13の「日経太郎」のアイコンをダブルクリックする(⑨)。メッセージ作成画面が開き、「宛先」に「t-nikkei@pc21.co.jp」(⑩)、「件名」に「納品書を送ります」(⑪)、「本本」に「お世話になっております」が(⑫)、自動的に入力されている。

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