Outlook を上手に使う

　ここでは、Outlook 2010で話を進めます。

重要なメールの見逃しや返信忘れを防ぐ

　受信したメールの見逃しや返信忘れを防ぐには、
１．「フラグ」機能を使う。
２.　仕分けルールで作業を自動化する。
３.　「迷惑メール」に埋もれたメールを救出する。
４.　見つからなければ「検索」機能を活用する。

「フラグ」機能を使う

　うっかりミズを防ぐには、「フラグ」機能を使うのが一番近道です。「メール一覧」にある「旗」マークをクリックすると、「赤い旗」マークに変わる。期限を設定できるが、こだわりがなければ、「旗」を右クリックして、「日付なし」を選択する。同時に「タスク」欄にリストとして登録される。返信後は、フラグをクリックすればリストから消えて、そのメールは処理済みとされる。「タスク欄」は標準では、非表示になっているので、フラグ機能を使うときは、「To Doバー」かららリストを表示する。

図1. 「表示」タブの「To Doバー」から「タスクリスト」をクリックする(①～③)。画面右下に「タスクリスト」が表示される(④)。

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●「タスク」に登録するには右クリックでもドラッグでもOKです

　　　　　　　　　　

図2. 「メールにある旗」を右クリックして「日付なし」をクリックする(⑤⑥)。または、メールを「タスク」欄に「ドラッグ・アンド・ドロップ」で追加できる(⑦)。

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●要件が済んだらタスクから消す

図3. 要件が済んだメールの「旗」をクリックすると、「タスク」から削除される(⑧⑨)。

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仕分けルールで作業を自動化する

　メールをファオルダーに仕分けるのも、後から見つけやすくするコツです。読み終わったら手動で仕分けるのは大変です。「仕分けルール」で作業を自動化しましょう。通常は、メールを受信すると、「受信トレイ」に入るが、「仕分けルール」を適用すると、各フォルダーに直接入るようになる。

●受信メールから作るのが手っ取り早い

　事前にフォルダー（ここでは「自動車保険」）を作っておきます。

図4. 「受信トレイ」をクリックして、「仕訳をしたいメール」をクリックする(①②)。「ホーム」タブの「ルール」から「次の差出人からのメッセージを常に移動する…」をクリックする(③～⑤)。「仕分けルールと通知」画面で「自動車保険」を選択して「OK」をクリックする(⑥⑦)。

図5. 「受信トレイ」からメールが消えて、「自動車保険」フォルダーに移動する(⑧～⑩)。

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●自分でルールをイチから作る

　ここでは、差出人が「東京海上日動火災保険」ならば、「自動車保険」フォルダーに仕分ける手順を記載します。事前に「自動車保険」フォルダーを作っておきます。また、事前に「アドレス帳」に「東京海上日動火災保険」のメールアドレスを登録しておきます。

図6. 「ホーム」タブの「ルール」の「仕分けルールと通知の管理」をクリックする(①～③)。「仕分けルールと通知」画面で「電子メールの仕分けルール」タブの「新しい仕分けルール」をクリックする(④⑤)。

図7. 「自動仕分けウィザード」画面で、ステップ1の「メッセージの管理」で「特定の人から受信したメッセージをフォルダーに移動する」を選択する(⑥)。次に、ステップ2の「差出人」が「名前/パブリックグループ」をクリックする(⑦)。「電子メールアドレスの選択」画面で、「東京」と入力し、「表示されたアドレス」を選択して、「差出人→」をクリックして(⑧～⑩)、「OK」をクリックする(⑪)。

図8. 「自動仕分けウィザード」画面に戻る。「差出人」が「東京海上日動火災保険」になっていることを確認して(⑫)、次に「指定」をクリックする(⑬)。「仕分けルールと通知」画面で「自動車保険」を選択して「OK」をクリックする(⑭⑮)。

図9. 「自動仕分けウィザード」画面に戻る。「指定」が「自動車保険」になっていることを確認して「完了」をクリックする(⑯⑰)。「仕分けルールと通知」画面で、「東京海上日動火災保険」が追加されていることを確認して「OK」をクリックする(⑱⑲)。

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●初回だけ手動での確認が必要です

　新しく作ったルールは、初回だけ手動で実行が必要です。

図10. 「仕分けルールと通知」画面を開いて「電子メールの仕分けルール」タブをクリックする(①)。「実行したい仕分けルール」を選択して(②)、「仕分けルールの実行」をクリックする(③)。「仕分けルールの実行」画面で、「実行する仕分けルール」にチェックを入れる(④)。「実行するフォルダー」が「受信トレイ」であることを確認して(⑤)、「今すぐ実行」をクリックする(⑥)。実行が終わると「閉じる」をクリックする(⑦)。

図11. 「仕分けルールと通知」画面に戻るので「OK」をクリックする(⑧)。実際に「自動車保険」フォルダーに移動したかを確認する。「受信トレイ」からなくなり(⑨⑩)、「自動車保険」フォルダーに移動した。(⑪⑫)。

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「迷惑メール」に埋もれたメールを救出する

　相手が送ってくれたはずのメールが見つからないときは、真っ先に「迷惑メール」フォルダーの中をチェックする。迷惑メールに重要なデータが紛れ込んでいたら、その送信元のメールが迷惑メールでないという設定をする。「迷惑メールのオプション」で確認できる。

●アウトルックの誤判定を正す

図12. 「迷惑メール」ファルダーをクリックして(①)、「迷惑メールでないメール」をクリックする(②)。「ホーム」タブの「迷惑メール」から「迷惑メールでないメール」をクリックする(③～⑤)。「迷惑メールではないメールとしてマーク」画面で「～からの電子メールを常に信頼する」にチェックを入れて「OK」をクリックする(⑥⑦)。

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●信頼できる差出人リストの確認

　信頼できる差出人リストに登録したメールアドレスは、「迷惑メールのオプション」で確認できる。

図13. 「ホーム」タブの「迷惑メール」の「迷惑メールのオプション」をクリックする(⑧～⑩)。「迷惑メールのオプション」画面で「差出人セーフリスト」をクリックすると「枠内」にリストの一覧が表示される(⑪⑫)。

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見つからなければ「検索」機能を活用する

　メールの一覧を見ても目的のメールが見つからないときは、何度も探すより検索機能を使った方が早い。

図14. 検索する「フォルダー」を選び、「検索欄」に「キーワード」を入力する。ここでは、「パスワード」を入力する(①②)。件名や本文などにキーワードを含むメールが一覧表示される(③)。

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●さまざまの方法で絞り込める

　検索したメールの数が多いときは、絞り込み機能を活用する。ここでは、「差出人」を「アプラスカード」、「メールを受信日で検索」を「今年」にして絞り込んだ。

図15. 「パスワード」以外に「差出人」をクリックする。「検索欄」に「差出人：（名前）」が追加されるので（名前）を（アプラスカード）に変更する。次に「メールを受信日で検索」を「今年」に設定した。メールが1件検出された(①～⑤)。

●利用できる絞り込み機能

差出人 件名 添付ファイルあり 分類項目あり 今週 宛先 未読 フラグあり 重要 詳細

送信者の名前を入力 件名を入力 添付ファイルがあるもの 自分で設定した「分類項目」 その週に受信したメール 宛先/CCでの自分の名前の有無 未開封のメール フラグ付きのメール 重要度が設定されたメール そのほかの条件

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