パソコン三昧 やさしい講座 ~第43回 Outlook を上手に使う~

Outlook を上手に使う

 ここでは、Outlook 2010で話を進めます。

古いメールの整理で快適に動作させる

 「アウトルックの起動が遅い」「フォルダーを開いてもメールがなかなか表示されない」などと感じたときは、保存するメールの数が多すぎて、動作が遅くなっている可能性がある。受信したメールの整理の仕方は、
1.「受信メール」を削除する。
2. 本文が重複する古いメールを自動削除する。
3. 50日以上前のメールは自動で保管庫へ。
4. 整理後はデータの「圧縮」が必要。
そのほか
5.不調が続いたらアドインを疑う。

「受信メール」を削除する

 受信メールを削除すると「削除済みアイテム」に移動する。この「削除済みアイテム」を空にしなければ、受信メールを「削除」したことにならない。
 受信メールの削除の仕方は、複数ある。
図1. 削除したいメールを選択して、「ホーム」タブの「削除」をクリックする(①~③)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する()。
図2. 削除したいメールを右クリックして、「削除」をクリックする(①②)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する。
図3. 削除したいメールを選択して、「Delete」キーを押す(①②)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する()。
図4. 削除したいメールを選択して、「削除済みアイテム」にドラッグ&ドロップする(①②)。
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●「削除済みアイテム」を空にする

 「削除済みアイテム」を空にすることにより、メールが削除される(復旧することはできない)。
図5. 「削除済みアイテム」を右クリックして「フォルダーを空にする」をクリックする(①②)。確認画面で「はい」をクリックする()。
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本文が重複する古いメールを自動削除する

 メールを相手と何度もやり取りした場合、新しいメールには古いメールが引用されていることが多い。最新のメールさえあればやり取りの内容は分かるので、それ以外の古いメールは削除しても構わない。
図6. 「フォルダー」を選択しする()。「最新」メールと()、「過去にやり取りした」メール()。「ホーム」タブの「クリーンアップ」から「フォルダーのクリーンアップ」をクリックする(③~⑥)。「フォルダーのクリーンアップ」画面で「フォルダーのクリーンアップ」をクリックする()。「削除済みアイテム」に「古いメール」が移動する(⑧⑨)。
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50日以上前のメールは自動で保管庫へ移動する

 削除できるメールがなければ、昔のメールを「古いアイテムの整理」機能で”保管庫”に移動させる。保管庫に移したメールは、アカウントとは別ファイルで保存されるので、データファイルのサイズを一気に減らせる。
 「古いアイテムの整理」の設定画面では、整理対象になるまでの期間とその実行頻度を設定する。その後フォルダーごとにプロパティ画面を開き、整理機能を有効にする。実行のタイミングになれば、利用者が意識せずに自動で整理が進め。メールを読みたいときは、アカウント一覧に追加された「保存先」のフォルダーを開けばよい。ここまでスリム化作業でメールの数が減ったら、最後の仕上げにデータファイルを圧縮する。
図7. 「ファイル」タブの「オプション」をクリックする(①②)。「オプション」画面で「詳細設定」の「自動整理の設定」をクリックする(③④)。「古いアイテムの整理」画面で「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」にチェックを入れて、「1日ごと」を選択する(⑤⑥)。「自動処理開始前にメッセージを表示する」のチェックを外す()。「古いアイテムを保存または削除する」にチェックを入れる()。「フォルダー一覧に[保存フォルダー]を表示する」にチェックを入れる()。「移動するまでの期間」を設定する()。「古いアイテムを移動する」のラジオボタンをオンにする()。「OK」をクリックする()。最後に「オプション」画面を閉じる。
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●「自動整理」機能を有効にする

 各フォルダー毎に「自動整理」機能を有効にする。
図8. 「フォルダー」を右クリックして、「プロパテイ」をクリックする(①②)。「プロパティ」画面で、「古いアイテムの整理」タブの「このフォルダーのアイテムを既定の設定で保存する」を「オン」にして「OK」をクリックする(③~⑤)。
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●「保存先(保管庫)」のメールもすぐに確認できる

     
 図7ので設定したタイミングになると、アウトルック起動時などに整理が実行され、図7のに該当するフルイメールが「保存先」に移る。古いメールを読むには「保存先」にある各フォルダーを開くとよい。 
図9. 「保存先」フォルダーをクリックする。「各フォルダー」をクリックすると、古いメールを読むことができる(①~③)。
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●整理後はデータの「圧縮」が必要です

 最後の仕上げは、メールを保存しているデータファイルの圧縮です。
図10. 「ファイル」タブの「アカウント設定」の「アカウント設定」をクリックする(①~③)。「アカウント設定」画面で、「データファイル」タブをクリックして()、「保存先」を選択して()、「設定」をクリックする()。
図11. 「Outlookデータファイル」画面で「今すぐ圧縮」をクリックする()。「圧縮」が実行され、完了すると「OK」をクリックする(⑧⑨)。「アカウント設定」画面に戻るので「閉じる」をクリックする()。
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不調が続いたらアドインを疑う

 アウトルックが突然終了するといった不調が続く場合は、拡張ソフトである「アドイン」が原因か見知れない。アドインを無効にするだけで改善できる場合が多い。

●直前にインストールしたアドインから無効にする

   
 直前にインストールしたアドインがあれば、まずそのアドインを無効にする。それでも改善しい場合は、1つずつ無効にして、正常動作するか試す。
図12. 「ファイル」タブの「オプション」をクリックする(①②)。「オプション」画面で「アドイン」を選択して、「設定」をクリックする(③④)。「COMアドイン」画面で、1つずつ「アドイン」のチェックを外して()、「OK」をクリックして()、正常に動作をするかを確認する。
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 このページは、下記書庫を参照しました。
  日経PC21 発行:日経BP社2017 2017年7月号(P64-P75)
 
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