Outlook を上手に使う
ここでは、Outlook 2010で話を進めます。
1.「受信メール」を削除する。
2. 本文が重複する古いメールを自動削除する。
3. 50日以上前のメールは自動で保管庫へ。
4. 整理後はデータの「圧縮」が必要。
そのほか
5.不調が続いたらアドインを疑う。
受信メールの削除の仕方は、複数ある。
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「古いアイテムの整理」の設定画面では、整理対象になるまでの期間とその実行頻度を設定する。その後フォルダーごとにプロパティ画面を開き、整理機能を有効にする。実行のタイミングになれば、利用者が意識せずに自動で整理が進め。メールを読みたいときは、アカウント一覧に追加された「保存先」のフォルダーを開けばよい。ここまでスリム化作業でメールの数が減ったら、最後の仕上げにデータファイルを圧縮する。
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図7の⑥で設定したタイミングになると、アウトルック起動時などに整理が実行され、図7の⑩に該当するフルイメールが「保存先」に移る。古いメールを読むには「保存先」にある各フォルダーを開くとよい。
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直前にインストールしたアドインがあれば、まずそのアドインを無効にする。それでも改善しい場合は、1つずつ無効にして、正常動作するか試す。
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古いメールの整理で快適に動作させる
「アウトルックの起動が遅い」「フォルダーを開いてもメールがなかなか表示されない」などと感じたときは、保存するメールの数が多すぎて、動作が遅くなっている可能性がある。受信したメールの整理の仕方は、1.「受信メール」を削除する。
2. 本文が重複する古いメールを自動削除する。
3. 50日以上前のメールは自動で保管庫へ。
4. 整理後はデータの「圧縮」が必要。
そのほか
5.不調が続いたらアドインを疑う。
「受信メール」を削除する
受信メールを削除すると「削除済みアイテム」に移動する。この「削除済みアイテム」を空にしなければ、受信メールを「削除」したことにならない。受信メールの削除の仕方は、複数ある。
図1. 削除したいメールを選択して、「ホーム」タブの「削除」をクリックする(①~③)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する(④)。 |
図2. 削除したいメールを右クリックして、「削除」をクリックする(①②)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する。 |
図3. 削除したいメールを選択して、「Delete」キーを押す(①②)。削除したメールは「削除済みアイテム」に移動する(③)。 |
図4. 削除したいメールを選択して、「削除済みアイテム」にドラッグ&ドロップする(①②)。 |
●「削除済みアイテム」を空にする
「削除済みアイテム」を空にすることにより、メールが削除される(復旧することはできない)。図5. 「削除済みアイテム」を右クリックして「フォルダーを空にする」をクリックする(①②)。確認画面で「はい」をクリックする(③)。 |
本文が重複する古いメールを自動削除する
メールを相手と何度もやり取りした場合、新しいメールには古いメールが引用されていることが多い。最新のメールさえあればやり取りの内容は分かるので、それ以外の古いメールは削除しても構わない。図6. 「フォルダー」を選択しする(①)。「最新」メールと(②)、「過去にやり取りした」メール(③)。「ホーム」タブの「クリーンアップ」から「フォルダーのクリーンアップ」をクリックする(③~⑥)。「フォルダーのクリーンアップ」画面で「フォルダーのクリーンアップ」をクリックする(⑦)。「削除済みアイテム」に「古いメール」が移動する(⑧⑨)。 |
50日以上前のメールは自動で保管庫へ移動する
削除できるメールがなければ、昔のメールを「古いアイテムの整理」機能で”保管庫”に移動させる。保管庫に移したメールは、アカウントとは別ファイルで保存されるので、データファイルのサイズを一気に減らせる。「古いアイテムの整理」の設定画面では、整理対象になるまでの期間とその実行頻度を設定する。その後フォルダーごとにプロパティ画面を開き、整理機能を有効にする。実行のタイミングになれば、利用者が意識せずに自動で整理が進め。メールを読みたいときは、アカウント一覧に追加された「保存先」のフォルダーを開けばよい。ここまでスリム化作業でメールの数が減ったら、最後の仕上げにデータファイルを圧縮する。
図7. 「ファイル」タブの「オプション」をクリックする(①②)。「オプション」画面で「詳細設定」の「自動整理の設定」をクリックする(③④)。「古いアイテムの整理」画面で「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」にチェックを入れて、「1日ごと」を選択する(⑤⑥)。「自動処理開始前にメッセージを表示する」のチェックを外す(⑦)。「古いアイテムを保存または削除する」にチェックを入れる(⑧)。「フォルダー一覧に[保存フォルダー]を表示する」にチェックを入れる(⑨)。「移動するまでの期間」を設定する(⑩)。「古いアイテムを移動する」のラジオボタンをオンにする(⑪)。「OK」をクリックする(⑫)。最後に「オプション」画面を閉じる。 |
●「自動整理」機能を有効にする
各フォルダー毎に「自動整理」機能を有効にする。図8. 「フォルダー」を右クリックして、「プロパテイ」をクリックする(①②)。「プロパティ」画面で、「古いアイテムの整理」タブの「このフォルダーのアイテムを既定の設定で保存する」を「オン」にして「OK」をクリックする(③~⑤)。 |
●「保存先(保管庫)」のメールもすぐに確認できる
図7の⑥で設定したタイミングになると、アウトルック起動時などに整理が実行され、図7の⑩に該当するフルイメールが「保存先」に移る。古いメールを読むには「保存先」にある各フォルダーを開くとよい。
図9. 「保存先」フォルダーをクリックする。「各フォルダー」をクリックすると、古いメールを読むことができる(①~③)。 |
●整理後はデータの「圧縮」が必要です
最後の仕上げは、メールを保存しているデータファイルの圧縮です。図10. 「ファイル」タブの「アカウント設定」の「アカウント設定」をクリックする(①~③)。「アカウント設定」画面で、「データファイル」タブをクリックして(④)、「保存先」を選択して(⑤)、「設定」をクリックする(⑥)。 |
図11. 「Outlookデータファイル」画面で「今すぐ圧縮」をクリックする(⑦)。「圧縮」が実行され、完了すると「OK」をクリックする(⑧⑨)。「アカウント設定」画面に戻るので「閉じる」をクリックする(⑩)。 |
不調が続いたらアドインを疑う
アウトルックが突然終了するといった不調が続く場合は、拡張ソフトである「アドイン」が原因か見知れない。アドインを無効にするだけで改善できる場合が多い。●直前にインストールしたアドインから無効にする
直前にインストールしたアドインがあれば、まずそのアドインを無効にする。それでも改善しい場合は、1つずつ無効にして、正常動作するか試す。
図12. 「ファイル」タブの「オプション」をクリックする(①②)。「オプション」画面で「アドイン」を選択して、「設定」をクリックする(③④)。「COMアドイン」画面で、1つずつ「アドイン」のチェックを外して(⑤)、「OK」をクリックして(⑥)、正常に動作をするかを確認する。 |
このページは、下記書庫を参照しました。
日経PC21 発行:日経BP社2017 2017年7月号(P64-P75)
日経PC21 発行:日経BP社2017 2017年7月号(P64-P75)