やさしい講座 〜第64回 Excel で文章を作る〜

第64回 Excel で文章を作る


 ■幅列の異なる表を上下に配置する
  ●2つの表を別々のシートに作成する
  ●「図のリンク貼り付け」機能を使う
  ●表を修正しても反映される
 ■印刷前にプレビュー画面で確認する
  ●「ページレイアウト」に切り替える
  ●最後は「印刷プレビュー」で確認する

■ 列幅の異なる表を上下に配置する

 シート全体の幅をマス目状態にしていおいて、セルの結合でいろいろなセルを織り交ぜて表を作成しやすくなった。 しかし、2つの表を上下に並べる場合、各表の列数によっては、セルを結合しても表全体幅を揃えられないことがある。これを解消する手順を記述する。


  1. シートに並べて表示する表を別々のシートに作成する。
  2. 並べて表示したい表全体を選択して、コピーする。(例えば、Sheet2の表)
  3. そして、貼り付け先のSheet1 で、貼り付け位置をクリックする。
  4. 「ホーム」タブ→「クリップボード」グループ→「貼り付けの▼」をクリックする。
  5. 表示されたメニューの「図」→「図のリンク貼り付け」をクリックする。

 これで、2つの表を並べて表示できるので、後は微調整して、幅を調整する。
この図は元の表にリンクされているで、元のシートでデータを修正すれば、即座にコピー先の表に反映される。

● 2つの表を別々のシートに作成する

 2つの表を別々のシートに作成する。

1.Sheet1を作成する。
2.Sheet2を作成する。
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●「図のリンク貼り付け」機能を使う

 2つの表を並べて貼り付けるには、「図のリンク貼り付け」機能を使用する。

  1. 貼り付けたい表を範囲選択して、右クリックして、表示されたメニューの「コピー」をクリックする。
  2. 次に、「ホーム」タブ→「クリックボード」グループになる「貼り付け」の「▼」をクリックする。
  3. 表示されるメニューの「図」をポイント→「図のリンク貼り付け」をクリックする。
  4. これで図として貼り付けられるので、「ハンドル」操作して、表の幅を調整する。
1.貼り付けたい表を範囲選択する。ここでは、「Sheet2」の表を範囲選択した。@
2.範囲選択した表を右クリックして、表示されたメニューの「コピー」を
クリックする。A
3.次に、貼り付けたい位置(セル)をクリックする。@
4.「ホーム」タブ→「クリップボード」グループにある「貼り付け」の「▼」をクリックする。A
5.表示されるメニューの「図」をポイント→「図のリンク貼り付け」をクリックする。
6.図として、貼り付けられるので、ハンドルを操作して、上の表と横幅が同じになるように調整する。
7.これで、できあがりです。
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●表を修正しても反映される

 「図のリンク貼り付け」で、張り付けているので、シート2の表を修正しても、シート1に貼り付けた表にも修正は反映される。

1.シート2の「無回答」のG6セルを「3」に変更した。
2.シート1に貼り付けた表も、自動的に修正される。

■ 印刷前にプレビュー画面で確認する

 文書作成には便利なExcel だが、印刷時には注意が必要です。画面ではセルやテキストボックスに収まって見えても実際に印刷すると、文末が途切れたり、数値や日付の代わりに「######」が表示されることがあるからです。必ず印刷前には、「印刷プレビュー」で確認する習慣を付けることです。
 Excel 2007の場合は、新機能の「ページレイアウト」画面を使う。ほぼ印刷通りの表示をしながら編集作業が行える。

  1. 「ページレイアウト」画面に切り替える。
  2. 文字の途切れや「######」を発見したら、この画面のまま修正ができる。
  3. 最後に「印刷プレビュー」確認する。

 後は、印刷を実行するだけです。

● 「ページレイアウト」に切り替える

 文章が大方出来上がったところで、「ページレイアウト」に切り替えて、印刷状態を確認する。もし、文字の途切れや「######」を発見したら、この画面のまま修正ができる。

◆「ページレイアウト」に切り替える
1.「表示モード」の「ページレイアウト」をクリックする。@
◆もし、「文字の途切れ」を見つけた場合は、修正する
1.結合するセルを範囲選択する。
2.「ホーム」タブ→「配置」グループ→「セルを結合して中央揃え」の右にある「▼」をクリックする。
3.表示されたメニューの「セルの結合」をクリックする。
4.「日付」も同様に修正する。
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●最後は、「印刷プレビュー」で確認する

 「ページレイアウト」機能で確認しても、最後には「印刷プレビュー」で確認する。
もし、「印刷プレビュー」で、文字の途切れや「######」を発見したら、このままでも、修正することができる。

  1. 「印刷プレビュー」にするには、「Officeボタン」をクリック→「印刷」→「印刷プレビュー」をクリックする。
  2. 文字の途切れや「######」を発見したら、「余白の表示」にチェックを入れて、「列の区切り」を表示する。
  3. この「列の区切り」をドラッグすることにより修正できる。
  4. あとは、印刷を実行する。
◆印刷プレビューにする
1.「Officeボタン」をクリックする。
2.「印刷」をポイントして、右側に表示されるメニューの「印刷プレビュー」をクリックする。
◆文字の途切れや「######」を確認する
◆「列の区切り」を表示する
1.
「印刷プレビュー」タブ→「プレビュー」グループにある「余白の表示」にチェックを入れる。
2.「列の区切り」が表示される。
◆「列の区切り」をドラッグする
1.
文字の途切れや「#####」の位置の「列の区切り」をドラッグ
しながら列幅を調整する。
これで、印刷を実行する。
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  このページは、下記の書庫を参照しました。
  月刊誌「PCJapan」 発行 ソフトバンク クリエイティブ株式会社
                         (20090766)


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