パソコン三昧 やさしい講座 〜第68回 USBメモリで、ビジネス文書を閲覧・編集する〜

USBメモリで、ビジネス文書を閲覧・編集する

 どこでも、オフィス文書が開けるように、文書ファイルと一緒にオフィスソフトを持ち歩こう。プレゼンを効果的に仕立てられるフリーソフトも入れておけば、営業先などでの説明でいっそう役立つ。また、出先で入手した情報を思いついたアイデアを、その場で整理するソフトもあると便利だ。ここでは、出先先で文書を扱うときに役立つ3本のソフトを紹介する。
 ビジネス文書は、どのパソコンでも開けるようにPDF形式で配布されることが多い。最近では、書籍をPDFにしている人も多いだろう。すばやくPDFを閲覧したり、必要事項を書き込んだり、PDFを分割・結合など編集ができるソフトを3つ紹介します。
 このページは、「USBメモリで、ビジネス関連ソフトを使う」のタイトルで作っていましたが、今回、「USBメモリで、ビジネス文書を閲覧・編集する」にタイトルを替えてリニューアルしました。

オフィス文書をその場で閲覧・編集する

 最初に紹介するのは無料オフィスソフト「リブレオフィス・ポータブル」だ。リブレオフィスは、オフィス200/2010形式まで対応しているので、既存のオフィスのフィルならほとんど開ける。文書フィルと一緒にUSBメモリで持ち歩くのに最適だ。閲覧はもちろん、編集もできる。
 表計算尾「カルク」、ワープロの「ライター」、プレゼンの「インプレス」などの6つのソフトを含んでいる。
 インプレスでは、パワーポイントのファイルも開ける。パワーポイントが入っていないパソコンは多いだけにとても助かる。

LibreOffice Portableのインストール

 ウェブサイトから実行形式のファイルを入手して、USBメモリ内のフォルダにインストールする。

●リブレオフィス・ポータブルの配布先

ソフト名 LibreOffice Portable
配布先 http://portableapps.com/apps/office/
libreoffice_portable
作者 The Document Fondation/PortableApps.com

●ダウンロード&USBメモリにインストールする

1.上記の配布先のURLをクリックすると、下記ページが表示されるので、「Download 4.3.1」をクリックする。
2.画面左がダウンロードされたファイル@。このファイルをダブルクリックする。
3.右側の画面が表示されるので、「日本語」を確認してA、「OK」をクリックするB。
4.下記画面で、「Remove Extra Languges」にチェックを入れて、「次へ」をクリックする。
5.下記画面で「インストール先フォルダ」をUSBメモリ内のフォルダを指定する。ここでは、「Office」を指定した。
6.「インストール」をクリックする。
ここからUSBメモリ内にインストールが始まるが、かなり時間が掛かる。
7.インストールが終わると、USBメモリ内のOfficeフォルダ内に「LibreOfficePortable」フォルダが作られ@、そのフォルダの中に3つのフォルダと8つのファイルが生成されているA。
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エクセル2010を開く

 エクセル2010形式の文書を表計算ソフトのカルクで開いた。エクセル2010とほぼ同等の見た目で ワークシートを表示、編集できる。ただし、フォントなどは完全に再現されない。
1.USBメモリ内の「LibreOfficePortable」フォルダ内の「LibreOfficePortable.exe」ファイルをダブルクリックして@、「リブレオフィス・ポータブル」を起動する。
2.Aの画面が「リブレオフィス・ポータブル」画面。
・「文書ドキュメント」ボタンでライター(ワード互換)が起動。
・「表計算ドキュメント」ボタンでカルク(エクセル互換)が起動。
・「プレゼンテーション」ボタンでインプレス(パワーポイント互換)が起動する。
3.「表計算ドキュメント」ボタンをクリックして、「ファイル」メニューから「4支店上半期累計.xlsx」ファイルを開く。
4.下記画面が「カルク」で開いたエクセル2010のファイル。
5.エクセルで開いたのと大差はない。このカルクで閲覧・編集ができる。ただし、フォントなどは完全に再現されない。
6.下記画面は、エクセル2010で開いた画面です。
手順3のカルクで開いた画面と比較すると、円グラフの厚みが違う程度ですね。
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パワーポイント も開いて見る

 パワーポイント互換のインスプレイがあるので、出先パソコンにパワーポイントがないときも大丈夫。 メニューなどの操作感は、パワーポイント2003と似ているので違和感なく利用できる。
1.「リブレオフィス・ポータブル」起動画面で、「プレゼンテーション」ボタンをクリックして、「ファイル」メニューで、「ポワーポント2010.ppt」ファイルをクリックすると、下記画面が表示される。
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保存は2003形式が無難

 カルクで、文書を編集した後は、独自形式でも保存できるが、後々のことを考えて、エクセル、ワードなどの形式で 保存するようにしよう。2007/2010形式で保存できるが、保存したファイルを再度開くと表示が崩れる場合があるので、2003形式が無難だ。
1.カルクで編集して保存する場合、ファイルの種類を「Microsofto Excel 97/2000/XP/2003」を選択して、「保存」をクリックする。
2.下記画面が表示された場合は、「Microsoft Excel 97/2999/XP/29003 フォマットを使用」をクリックする。
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標準の保存形式を2003形式にする

 毎回保存形式を変更するのが面倒なら、標準の保存形式を2003形式にするとよい。
1.「ツール」メニューの「オプション」をクリックする。
2.下記画面で、左ペインの「読み込みと保存」の下にある「全般」をクリックする@。
3.右ペインの「ドキュメントの種類」で、「表計算ドキュメント」を選ぶA。
4.「常に次の形式で保存」で、「Microsoft Excel 97/2000/XP/2003」を選択してB、「OK」をクリックするC。
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PDFに変換して配布するのも簡単

 PDF形式でも保存できるので、プレゼン資料のPDFをそのまま配布するときにも重宝する。リブレオフィスで作成したPDFは、 同ソフト上で文字を追加したりできる。
1.「ファイル」メニューから「PDFとしてエクスポート」を選択する。
2.下記画面で「エクスポート」をクリックするといい。
「OpenDocumentファイルを埋め込む」にチェックを付けておけば、PDFファイルをリブレオフィスで後から編集することもできる。
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このページは、下記の書庫を参照しました。
 パソコン雑誌「日経PC21」 発行 日経BP社(2012.9 P48-51)

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