USBメモリで、ビジネス文書を閲覧・編集する

ここでは、次のアプリを記載しています。

オフィス アプリ 　オフィス文書をその場で閲覧・編集する 　・LibreOffice Portable

プレゼン・ツール アプリ 　プレゼンテーションをわかりやすくする 　・Zoomit

メモ アプリ 　気づいたアイデアを簡単整理する 　・iEdit

PDF アプリ 　軽快に動作する PDFビュアーを使う 　・Sumatra PDF Portable 　注釈機能を使ってPDFに書き込める 　・PDF-XChange Viewer 　分割・結合・画像のPDF化もできる 　・pdf_as 　PDF文書にコメントや画像を挿入する 　・Foxit Reader Portable

　どこでも、オフィス文書が開けるように、文書ファイルと一緒にオフィスソフトを持ち歩こう。
　プレゼンを効果的に仕立てられるフリーソフトも入れておけば、営業先などでの説明でいっそう役立つ。
　また、出先で入手した情報を思いついたアイデアを、その場で整理するソフトもあると便利だ。　

オフィス文書をその場で閲覧・編集する

LibreOffice Portable

　最初に紹介するのは無料オフィスソフト「リブレオフィス・ポータブル」です。リブレオフィスは、マイクロソフトオフィスで作ったファイルを開くことができる。複雑なレイアウトは表示が乱れることがあるが、段組にしたワード文書、グラフを使ったエクセル文書などはほぼそのまま再現できる。文書フィルと一緒にUSBメモリで持ち歩くのに最適だ。閲覧はもちろん、編集もできる。
　表計算の「カルク」、ワープロの「ライター」、プレゼンの「インプレス」などの６つのソフトを含んでいる。
　インプレスでは、パワーポイントのファイルも開ける。パワーポイントが入っていないパソコンは多いだけにとても助かる。

LibreOffice Portableのインストール

　ウェブサイトから実行形式のファイルを入手して、USBメモリ内のフォルダにインストールする。

●リブレオフィス・ポータブルの配布先

ソフト名	LibreOffice Portable
配布先	http://portableapps.com/apps/office/ libreoffice_portable
提供	The Document Fondation & PortableApps.com (John t.Haller)	OS	10/8.1/7

●ダウンロード＆USBメモリにインストールする

図1．上記の配布先のURLをクリックすると、下記ページが表示される。２種類配布されているが、容量の小さい左の「Multilingual」版で日本語表示が可能です。「Download X.X.X」をクリックする(�@)。

図2．ダウンロードされたファイルをダブルクリックする(�A)。「Language select」画面で「日本語」を確認して「OK」をクリックする(�B�C)。「インストール コンポーネント選択」画面で「Remove Extra Languges」にチェックを入れて(�D)、「次へ」をクリックする(�E)。

図3．「インストール先フォルダー」画面で、USBメモリ内のフォルダーを指定して、「インストール」をクリックする(�F�G)。インストールが終わったら「完了」をクリックする(�H)。

図4．インストールが終わると、USBメモリ内のフォルダ内に「LibreOfficePortable」フォルダーが作られ(�@)、そのフォルダーの中に３つのフォルダーと８つのファイルが生成されている(�A)。

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LibreOffice Portableを開く

　「リブレオフィス・ポータブル」には、表計算の「カルク」、ワープロの「ライター」、プレゼンの「インプレス」などの６つのソフトを含んでいて、個別に起動することもできが、「LibreOfficePortable.exe」を使用すると、ランチャー的な役目をしてくれるので、便利です。ファイルをドラッグすると、自動的に対応したソフトが起動します。

図5．USBメモリ内の「LibreOfficePortable」フォルダー内の「LibreOfficePortable.exe」ファイルをダブルクリックして(�@)、「リブレオフィス・ポータブル」を起動する(�A)。既存のファイルを開くときは、画面上にドラッグする(�B)。新規に作成する場合は、左ペインにあるメニューを選択する(�C)。

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既存のファイルを開く

　ここでは、エクセル2010形式の文書を表計算ソフトのカルクで開いて、修正後は、そのまま「保存」をクリックすると良い。

図6．既存のファイルを画面上にドラッグする(�@�A)。表計算の「カルク」が開く(�B)。修正後「保存」クリックする(�C)。

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Microsoft Office との比較

　ここでは、エクセル2010形式の円グラフ文書を表計算ソフトのカルクで開いてみた。

図7．上の画面が、Microsoft Office 2010 で開いた画面です(�@)。下の画面が表計算ソフトのカルクで開いた画面です(�A)。 文字列は大差はないが、円グラフは若干違ってきます。

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ファイルの保存形式を変更する

　新規文書を保存するとき、初期設定では、独自のファイル形式で保存される。標準の保存形式をマイクロソフト オフィス形式にしておくと、両方のアプリで開くことができるの便利です。ここでは「表計算」で操作しますが、「文書ドキュメント」「プレゼンテーション」も同様な操作をしておく。

図8．「Calk 表計算ドキュメント」をクリックする(�@)。「Calk」が開くので「ツール」メニューから「オプション」をクリックする(�A�B)。

図9．表示された画面で「読み込みと保存」欄の「全般」を選択し(�C)、「ドキュメントの種類」欄を「表計算」(�D)、「常に次の形式で保存」欄を「Microsoft Excel 2007-2013 XML」に変更して(�E)、「OK」をクリックする(�F)。「文書ドキュメント」「プレゼンテーション」も同様な操作をしておく。

図10．文書を作成して「保存」をクリックする(�@�A)。「名前を付けて保存」画面で「ファイルの種類」欄で、「Microsoft Excel 2007-2013 XML(.xlsx)(*.xlsx)」を確認して(�B)、ファイル名を入力して「保存」をクリックする(�C�D)。

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パワーポイント も開いて見る

　パワーポイント互換のインスプレイがあるので、出先パソコンにパワーポイントがないときも大丈夫。 メニューなどの操作感は、パワーポイント2010 と似ているので違和感なく利用できる。

図11．「リブレオフィス・ポータブル」起動画面で、「ポワーポント」ファイルをドラッグする(�@�A)。インスプレイで開きました(�B)。

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Drow 図形描画の操作

　「リブレオフィス」で、「Drow 図形描画」を操作するときは、既存PDFファイルでも、新規作成ファイルでも保存する際、ファイル形式は「odg」形式で保存される。また、PDFファイル形式のエクスポートで、PDF形式でも保存できるので、プレゼン資料のPDFをそのまま配布するときにも重宝する。リブレオフィスで作成したPDFは、 同ソフト上で文字を追加したりできる。もちろん、「アドビーアクロバットレーダーDC」で開くこともできる。

図12．「PDFファイル」をドラッグする(�@�A)。作業が終わったら「保存」をクリックする(�B)。「名前を付けて保存」画面で「ファイルの種類」が「ODF図形描画(.odg)(*.odg」になっていることを確認して、ファイル名を入力して(�C)、「保存」をクリックする(�D)。

図13．タイトルの名前の拡張子が「.odg」になっていることを確認する(�E)。「ファイル」メニューの「PDFとしてエクスポート」をクリックする(�F�G)。「PDFオプション」画面」で、ハイブリッド(CDFファイルを埋め込む)」にチェックを付けておけば(�H)、PDFファイルをリブレオフィスで後から編集することもできる。ただし、「odg形式」で保存して置かないと、PDFファイルを読み込んだ時にエラーがでる。「エクスポート」をクリックする(�I)。

図14．「エクスポート」画面で「ファイルの種類」が「PDF-Portable Document Formart(.pdf)(*.pdf)になっていることを確認し、ファイル名を入力して、「保存」をクリックする(�J�K)。これで、PDFファイルが出来上がります。

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