Word 2010で、はがき宛名印刷をする

Excel の住所録を差込み印刷をする

　はがきの宛名印刷は、市販の年賀状ソフトや日本郵政グルプが無料で配布している「はがきデザインキット」でも宛名印刷はできるが、普段使っているWord 2010の宛名印刷機能もなかなかの優れものです。 特にExcel で住所録を作成している場合は、ワードとエクセル連携ワザで、エクセルのデータをそのままワードのはがき宛名面に差し込んで印刷できる。 連名の追加やレイアウトも簡単にできる。

エクセルで住所録を準備する

　ワードではがき宛名印刷をするが、前段階として、エクセルで住所録を作っておく。
　必ず1行目に項目名を入力し、2行目以降に1行1件のルールでデータを入力する。連名や連名用の敬称、建物名などは適宜項目を分けて入力すると、項目ごとにはがきの要所要所に配置される。
　住所録の準備ができたら、ワードで、はがき宛名面の作成に取りかかる。

図1 エクセル作った住所録。1行目は項目名、2行目以降1行1件のルールでデータを入力する。シート名は、「住所録」です。

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ウィザードではがき宛名面文書を作る

　まず、Word 2010を起動して、「差し込み文書」タブの「はがき印刷」から「宛名面の作成」をクリックして「はがき宛名面印刷ウィザード」を起動させる。エクセルの住所録を設定すると、 「はがき宛名面印刷ウィザード」画面は消えて、新しいワード文書が開く。

図2 「差し込み文書」タブの「はがき印刷」から「宛名面の作成」をクリックすると(�@〜�B）、「はがき宛名面印刷ウィザード」が 起動する。

図3 「次へ」をクリックする。(�@)

図4 「年賀/暑中見舞い」と、「背景にはがきを表示する」にチェックを入れて「次へ」をクリックする。（�@〜�B） （背景に切手などの絵柄が表示されるが、これは画面用の下絵で、印刷はされない。）

図5 「縦書き」を選び、「差出人の郵便番号を住所の上に印刷する」にチェックをいれて「次へ｣をクリックする。（�@~�B） （差出人の下に郵便番号枠が用意されているはがきもあるが、プリンターによっては数字の下端が欠けることがあるので、住所の上に印刷する。）

図6 「フォント」欄で、「HG行書体」を選び、下2つの「・・・数字を漢字に変換する」にチェックを入れて「次へ」をクリックする。(�@〜�B）

図7 「差出人を印刷する」にチェックを入れて、「氏名、郵便番号、住所1、住所2（建物名）」に差出人情報を入力して「次へ」をクリックする。（�@〜�B） （宛名面でなく文面に印刷したい場合は、「差出人を印刷する」のチェックを外せばよい。）

図8 「既存の住所録ファイル」にチェックをいれて、「参照」ボタンをクリックする。（�@~�A）

図9 「エクセルの住所録ファイル」を選択して「開く」をクリックする。（�@~�A）

図10 「完了」をクリックすると、「テーブルの選択」画面が表示されるので、「エクセルシート」を選択する。「先頭をタイトルとして使用する」にチェックが付いていることを確認して「OK」をクリックする。(�@〜�C) 「はがき宛名面印刷ウィザード」画面は消えて、図11の画面が表示される。

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住所録の差し込みを確認する

　「はがき宛名面印刷ウィザード」が消えて、新しいワード文書が開き、1件の住所録データを差し込んだはがき宛名面が表示される。
「差し込み文書」タブの「前のレコード」や「次のレコード」をクリックして、住所録のすべてが表示されることを確認する。

図11 新しいワード文書が開き、1件の住所録データを差し込んだはがき宛名面が表示される。

図12　「差し込み文書」タブの「前のレコード」や「次のレコード」をクリックして、住所録のすべてが表示されることを確認する。(�@~�A)

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