Word 2010で、はがき宛名印刷をする

差し込んだデータのフィールドを確認する

　はがき宛名印刷では、どこに何の項目を配置するかが決まっており、住所録データがそれぞれ既定の位置に1件分ずつ差し込まれている表示/印刷される。
　その仕組みは「結果プレビュー」ボタンを押して、フィールド名表示の画面に切り替えることで確認できる。これは宛名面の設計図のようなもの「<<」と「>>」で囲まれた部分が「フィールド」と呼ばれる差込対象項目で。それぞれ対応する住所録のデータが差し込まれる。
　フィールド名表示の画面ではフィールドの配置を変更したり、フィールドの追加/削除も行える。フィールドを囲む外枠の実体はテキストボックスなので、レイアウトの変更も簡単です。

図1「差し込み書」タブの「結果のプレビュー」をクリックすると、差し込んだデータの項目名（フィールド名）を確認できる(�@~�A)。（「結果のプレビュー」ボタンは白色になる。）

図2　「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」をクリックすると、元のデータ表示に戻る(�@~�A)。（「結果のプレビュー」ボタンは黄色になる。）

　　　　　　　　　　　　　　　topへ

住所の文字あふれを解消する

　住所録の3件目の田中さんでは、建物名が表示されていない。これは住所（「住所1」フィールド）が2行にまたがっているために、建物名（「住所2」フィールド）が隠れて見えないだけ。テキストボックス全体を選択して文字サイズを小さくすれば解決する。

図3 「住所の文字」をクリックして(�@)、周囲に白丸（サイズ変更ハンドル）が現れたら、「外枠」をクリックして、ボックス全体を選択し(�A)、「ホーム」タブの「フォントの縮小」をクリックする(�B~�C)。次行にあふれていた建物名（住所2）が現れる。

　　　　　　　　　　　　topへ

不要な役職フィールドを削除する

　次に気になるのは「役職」フィールド。今回のエクセル住所録には、これに該当するする項目がないので宛名面から削除する。こうすると、氏名が住所と同じ位置まで上に詰まり、全体のバランスが良くなる。

図4 「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」をクリックして、フィールド名を表示する(�@~�A)。「<<姓>>」の「<<」のすぐ上をクリックしてカーソルが現れたら、「Backspace」キーを3回押して「役職」のフィールドを削除する(�B)。

図5　「<<姓>>」が上部に移動する(�C)。「結果のプレビュー」をクリックして、氏名が上部から表示されるのを確認する(�D)。

　　　　　　　　　　　このページのTop へ
　　　　　　住所録にある連名を差し込む へ